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Data Center Building O

Datenschutzerklärung Veranstaltungsmanagement (Indico)

Version 1.0 vom 01. Februar 2020

Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Anmeldung für Veranstaltungen. Sie informiert über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Mit dieser Datenschutzerklärung kommt die Universität Paderborn ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

Ihre persönlichen Daten werden gemäß dem GÉANT Data Protection Code of Conduct geschützt, einem gemeinsamen Standard für den Forschungs- und Hochschulsektor zum Schutz Ihrer Privatsphäre.

1. Kontaktdaten

Verantwortlich für das Angebot der Webseite ist die Universität Paderborn, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Präsidentin / den Präsidenten vertreten.

1.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Paderborn
Warburger Str. 100
33098 Paderborn

Tel.: 05251 / 60 - 0
http://www.uni-paderborn.de

1.2 Betreiber des Webseite

Universität Paderborn
Paderborn Center for Parallel Computing (PC2)
Geschäftsführung

E-Mail: pc2-support(at)uni-paderborn(dot)de
Tel.: 05251 / 60 – 1707

1.3 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Universität Paderborn erreichen Sie postalisch unter der oben angegebenen Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

E-Mail: datenschutz(at)uni-paderborn(dot)de
Tel.: 05251 / 60 - 2400
http://www.uni-paderborn.de/datenschutz/

2. Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten

Folgende Daten werden mit dem Webformular erhoben (Erforderliche Datenfelder sind mit einem * markiert)

  • Name *

  • Vorname *

  • Titel

  • Organisationszugehörigkeit *

  • Position

  • E-Mail-Adresse *

  • Telefonnummer

Angaben zur Teilnahme

  • Teilnahme Abendveranstaltung

  • Vortragsinformationen eines Teilnehmenden

  • bevorzugte Vortragssprache

  • Teilnehmerliste und Namensschilder

Kontaktdaten zum Zweck der Kontaktpflege


Einwilligung zur Anmeldung für den E-Mail-Newsletter und die Speicherung der Kontaktdaten zum Zweck der Kontaktpflege und Einladung zu Folgeveranstaltungen.

Fotos und Filmaufnahmen während der Veranstaltung

Während der Veranstaltung werden Fotos und/oder Filmaufnahmen gemacht. Die Aufnahmen dienen ausschließlich der Berichterstattung über die Veranstaltung sowie der Öffentlichkeitsarbeit und werden in Print- und Onlinemedien der Universität Paderborn veröffentlicht. Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Veranstaltung haben jederzeit das Recht und die Möglichkeit, die Fotografen darauf hinzuweisen, dass sie nicht aufgenommen werden möchten bzw. dass ihre Aufnahmen nicht veröffentlicht werden sollen. Werden gezielt Aufnahmen von einzelnen Personen gemacht, so holen die Fotografen mündlich eine Einwilligung zur Aufnahme und deren Nutzung ein.


Bewertungsbogen am Ende der Veranstaltung

Am Ende einer Veranstaltung werden ggf. Teilnehmenden Bewertungsbögen zur Verfügung gestellt, mit der sie die Qualität der Veranstaltung bewerten und Hinweise zur Verbesserung sowie Wünsche für Folgeveranstaltungen geben können. Die Daten werden anonym abgefragt. Es findet, auch wenn handschriftlich identifizierbare Angaben gemacht werden, in jedem Falle eine anonymisierte Auswertung statt.

Zusätzlich werden folgende Daten automatisiert erfasst

  • die Bestätigung der Einwilligungserklärung

  • Datum und Uhrzeit des Absendens des Formulars

  • ggf. IP-Adresse des Nutzers

3. Rechtsgrundlagen

Die Erhebung personenbezogener Daten bei der Anmeldung (Formulardaten) basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. EU-DSGVO die bei der Anmeldung eingeholt wird.

Die Universität Paderborn erhebt und verarbeitet die oben genannten, für den technischen Betrieb erforderlicher Daten sowie Log-Dateien zur Wahrung der technischen Sicherheit und der Verbesserung der Systeme zur Wahrung berechtigter Interessen der Universität gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f. EU-DSGVO.

Die Daten sind für die Anmeldung und für den sicheren Betrieb sowie die Optimierung des Systems erforderlich und werden nur für die jeweils genannten Zwecke genutzt.

4. Datenübermittlung

Die Anmeldedaten werden den Organisatoren der Veranstaltung zur Verfügung gestellt indem sie temporär lesenden Zugriff erhalten um die ordnungsgemäße Organisation der Veranstaltung sicherzustellen. Die Organisatoren können auch Personen außerhalb der Universität Paderborn sein. Bei Veranstaltungen können die Beiträge der Vortragenden zum Zweck der Begutachtung internen und externen Gutachtern übermittelt werden die durch die Organisatoren bestimmt werden.

Zur ordnungsgemäßen Abrechnung kann eine von den Teilnehmern unterschriebene Teilnehmerliste mit Namen, Vornamen und der Organisationszugehörigkeit an die Förderer einer Veranstaltung übermittelt werden.

Über die Tagung hinweg kann die Kurzbeschreibung der Tagung mit Teilnehmerzahlen und allgemeinem Hinweis auf die Organisationen der Teilnehmer auf Web-Seiten des Universität Paderborn veröffentlicht werden.

Bild- und Filmaufnahmen werden wie oben beschrieben in Print- und Onlinemedien der Universität Paderborn veröffentlicht.

Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 EU-DSGVO.

5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung

Die im Rahmen der Anmeldung und Veranstaltung verarbeiteten Daten werden gemäß „Aufbewahrungsfristen von Akten der Universität Paderborn“ nach Ablauf von 5 Jahren nach Durchführung der Veranstaltung gelöscht bzw. − wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen − vernichtet.

Sofern Sie zugestimmt haben, werden die Kontaktdaten "Anrede", "Titel", "Vorname", "Nachname", "Organisation", "Position", "Telefon" und "E-Mail" für den Zweck des Newsletter-Versands und der Kontaktpflege bis auf Widerruf gespeichert.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO);

  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);

  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO

  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;

  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw(dot)de

Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetzte bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Bitte beachten Sie daher die aktuelle Versionsnummer der Datenschutzerklärung.

General notes Abount the English Translation

This document is a automatic translation of the german version and meant as a help.
The legal relevant document is the german version.

 

This privacy policy describes the processing of personal data during registration for events. It informs about the type, scope and purpose of the collection and processing of your personal data.

With this data protection declaration the Paderborn University fulfils its obligation to provide information according to article 13 of the EU Data Protection Basic Regulation (EU-DSGVO). With regard to the terms used in the following, e.g. "personal data", "processing", "person responsible" etc., reference is made to the definitions in Article 4 of the EU-DSGVO.

Your personal data is protected in accordance with the GÉANT Data Protection Code of Conduct, a common standard for the research and higher education sector to protect your privacy.

Details

1. contact details

The Paderborn University, a public corporation with legal capacity supported by the State of NRW, is responsible for the content of the website. It is represented by the president.

1.1 Contact details of the responsible person

Paderborn University

Warburger Str. 100

33098 Paderborn

Phone: 05251 / 60 - 0

www.uni-paderborn.de

 

1.2 Operator of the website

Paderborn University

Paderborn Center for Parallel Computing (PC2)

Management

e-mail: pc2-support(at)uni-paderborn(dot)de

Phone: 05251 / 60 - 1707

 

1.3 Contact details of the Data Protection Officer

You can contact the official data protection officer of the Paderborn University by mail at the address of the person in charge given above or as follows

e-mail: datenschutz(at)uni-paderborn(dot)de

Phone: 05251 / 60 - 2400

www.uni-paderborn.de/datenschutz/

 

2. information on the personal data processed

The following data is collected with the web form (required data fields are marked with a *)

  • Name *
  • First name *
  • Title
  • Organization affiliation *
  • Position
  • E-mail address *
  • Phone number

Details of participation

  • Participation in social events
  • Lecture information of a participant
  • preferred language
  • List of participants and name badges

Contact data for the purpose of maintaining contact 

Consent to register for the e-mail newsletter and the storage of contact data for the purpose of maintaining contacts and invitations to follow-up events.

Photos and filming during the event

During the event photos and/or filming will be taken. The recordings are used exclusively for reporting on the event as well as for public relations and will be published in print and online media of the Paderborn University. Participants of the event have the right and the possibility to inform the photographers at any time that they do not want to be photographed or that their photographs should not be published. If specific photographs of individual persons are taken, the photographers will verbally obtain permission for the recording and its use.

Evaluation sheet at the end of the event

At the end of an event, participants may be provided with evaluation forms with which they can assess the quality of the event and give suggestions for improvement as well as wishes for follow-up events. The data is requested anonymously. Even if handwritten, identifiable information is provided, an anonymous evaluation will always take place.

In addition, the following data is collected automatically 

  • the confirmation of the declaration of consent
  • Date and time of submission of the form
  • IP address of the user, if applicable

3. legal bases

The collection of personal data during registration (form data) is based on the consent of the persons concerned in accordance with Art. 6 para. 1 letter a. EU-DSGVO which is obtained at the time of registration.

The Paderborn University collects and processes the above mentioned data necessary for the technical operation as well as log files to ensure technical security and the improvement of systems to protect legitimate interests of the University according to Art. 6 para. 1 lit. f. EU-DSGVO.

The data is required for registration and for the secure operation and optimisation of the system and is only used for the purposes stated in each case.

4. data transfer

The registration data will be made available to the organizers of the event by giving them temporary read-only access to ensure the proper organization of the event. The organizers may also be persons outside the Paderborn University. For events, the contributions of the speakers can be submitted to internal and external reviewers for the purpose of evaluation. The reviewers will be determined by the organizers. 

For proper accounting, a list of participants, signed by the participants, with their surnames, first names and organizational affiliation can be sent to the sponsors of an event.

A short description of the conference with the number of participants and a general reference to the participants' organizations can be published on the Paderborn's University website.

Pictures and films will be published in print and online media of the Paderborn University as described above. 

If technical service providers are given access to personal data, this is done on the basis of a contract in accordance with Art. 28 EU-DSGVO.

5. duration of processing/data deletion

The data processed within the scope of the registration and the event will be deleted or - if the data is available in the form of paper documents - destroyed in accordance with the "Retention Periods of Files of the Paderborn University" after a period of 5 years after the event.

If you have given your consent, the contact data "Title", "Academic Title", "First Name", "Last Name", "Organization", "Position", "Telephone" and "E-Mail" will be stored for the purpose of sending the newsletter and maintaining contact until revoked. 

6. your rights as a data subject

As a data subject, you may at any time exercise the rights granted to you by the EU-DSGVO:

  • the right to be informed whether and which of your data are being processed (Art. 15 DSGVO)
  • the right to request that data concerning you be corrected or completed (Art. 16 DSGVO);
  • the right to have data relating to you deleted in accordance with Art. 17 DSGVO
  • the right to demand, in accordance with Art. 18 DSGVO, a limitation of the processing of the data;
  • the right to object to future processing of data concerning you in accordance with Art. 21 of the DPA.

In addition to the aforementioned rights, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority for data protection (Art. 77 DSGVO), for example with the

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestr. 2-4

40213 Düsseldorf

Phone: 0211/38424-0

e-mail: poststelle(at)ldi.nrw(dot)de

Validity of this privacy policy

We reserve the right to amend this privacy policy to adapt it to changes in relevant laws or regulations or to better meet your needs. Therefore, please note the current version number of the privacy policy.

 

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